Tools werden üblicherweise im modernen Empfangsdienst eingesetzt
Der Empfangsbereich ist für ein Unternehmen oft der erste Eindruck von Professionalität und Gastfreundschaft am Arbeitsplatz, kann für Empfangsmitarbeiter jedoch eine große Belastung darstellen. Eine digitale Empfangslösung, etwa ein Besuchermanagementsystem oder eine Rezeptionssoftware, reduziert manuelle Prozesse und gibt Empfangsmitarbeitern mehr Zeit für das, was sie am besten können: eine freundschaftliche Verbindung zwischen den Menschen herzustellen.
Empfangsdienste sind vielfältig und reichen von der einfachen Digitalisierung der Telefonzentrale bis hin zu voll ausgestatteten virtuellen Empfangsmitarbeitern, die Gästeinformationen liefern und Besucher über Video- und Audioanrufe mit Mitarbeitern verbinden. Der Schlüssel liegt darin, die richtige Mischung aus Technologie und Tools zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht.
Eine digitale Lösung kann herkömmliche Papiersysteme ersetzen und es Empfangsmitarbeitern ermöglichen, einen schnelleren und effizienteren Service mit minimalem Fehlerpotenzial zu bieten. Durch die Möglichkeit, das Foto eines Besuchers sofort zu scannen und temporäre Ausweise auszudrucken, können Gäste in Sekundenschnelle identifiziert werden, sodass die Rezeptionisten mehr Zeit haben, mehr Gäste zu empfangen oder ihnen bei anderen Anliegen behilflich zu sein und gleichzeitig den bestmöglichen Kundenservice zu bieten.
Welche Technologien oder Tools werden üblicherweise im modernen Empfangsdienst eingesetzt?
Integrierte Besuchermanagementlösungen können auch Einrichtungen und Betriebsteams dabei helfen, die Gesamteffektivität ihres Arbeitsplatzes durch Analysen zu verbessern und die betriebliche Effizienz durch die Eliminierung manueller Prozesse und die Automatisierung von Aufgaben zu steigern. Die Möglichkeit, den Besucherverkehr zu verfolgen, Lieferungen aufzuzeichnen und zu verwalten, genaue Daten zur Raumbelegung zu verwalten oder in bestehende Geschäftssysteme zu integrieren, kann kostspielige Ineffizienzen drastisch reduzieren.
Es sind nicht nur Gäste, die den größten Teil des Tages einer Rezeptionistin in Anspruch nehmen; Sie empfangen und bearbeiten ständig Lieferungen und müssen häufig Dokumente wie Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) unterzeichnen. Rezeptionisten können ihre Arbeit mit einer digitalen NDA-Anmelde-App erleichtern, die es Besuchern erleichtert, wichtige Verpflichtungen vor Ort zu erledigen, während das Rezeptionspersonal für komplexere Aufgaben entlastet wird.
Auch ein elektronischer Empfang kann in Form einer elektronischen Beobachtungsliste oder „BOLO“-Liste ein wertvolles Sicherheitsinstrument sein, das dabei hilft, unerwünschte Gäste zu überwachen und ihnen den Zutritt zu einem Gebäude oder sensiblen Bereichen zu verwehren. Einige fortschrittliche digitale Empfangslösungen bieten als zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen das Scannen von Besuchern und stellen so sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter bestimmte Zonen oder Büros betreten können.
Für Organisationen mit globaler Präsenz kann ein digitaler Empfang ein wesentlicher Teil des Puzzles sein, um die Kommunikation über mehrere Standorte hinweg zu optimieren. Beispielsweise bietet eine cloudbasierte Besuchermanagementlösung wie Traction Guest ein einheitliches Markenerlebnis, das in jeder Sprache verfügbar ist und mit anderen Geschäftssystemen wie Slack, SalesForce, DocuSign und Eventbrite synchronisiert wird.
Unabhängig von der Branche kann ein digitaler Empfang allen Unternehmen erhebliche Vorteile bieten, indem er manuelle Prozesse eliminiert und Aufgaben rationalisiert. Aber es ist wichtig zu bedenken, dass eine persönliche Note immer noch unerlässlich ist, um das bestmögliche Kunden- und Mitarbeitererlebnis zu schaffen, egal wie optimiert Ihr Empfang durch digitale Lösungen ist.
